プライバシーポリシー | 株式会社バックオフィスソリューション

株式会社Back Office Solution（以下「当社」といいます。）は、当社が運営するウェブサイトおよび当社が提供するサービスにおける個人情報その他の利用者情報を、以下のとおり取り扱います。

1. 事業者情報

事業者名：株式会社Back Office Solution

所在地：〒963-8023 福島県郡山市緑町16番1号

代表者：代表取締役三部志清

2. 取得する情報

当社は、当社ウェブサイトおよび当社が提供するサービスにおいて、次の情報を取得することがあります。

(1) お問い合わせ、資料請求、相談および当社サービスに関する情報

会社名

部署名、役職

氏名、フリガナ

メールアドレス

電話番号

お問い合わせ内容

ご相談、ご依頼、資料請求、見積依頼、契約、サービス提供および対応履歴に関する情報

(2) 採用活動に関する情報

氏名、フリガナ

メールアドレス、電話番号

履歴書、職務経歴書、資格、経歴、顔写真その他応募者から提出された書類または情報

希望職種、応募経路、選考状況、面接記録および応募者との連絡履歴

ご質問、備考その他応募時に入力された情報

(3) BOS バックオフィスDX診断に関する情報

会社名、業種、従業員数、年商規模

氏名、役職、メールアドレス

設問への回答

診断スコア、評価、診断結果およびレポート

診断日時

(4) 同意および配信に関する情報

本ポリシーへの同意の有無、同意日時および同意時のポリシーバージョン

案内メールの受信希望の有無、同意日時および配信停止日時

診断結果メールおよび案内メールの送信状況

(5) ウェブサイトの利用に伴い取得される情報

IPアドレス

Cookieその他の識別子

ブラウザ、端末およびOS等に関する情報

アクセス日時、参照元、操作履歴その他のアクセスログ

3. 利用目的

当社は、取得した情報を次の目的で利用します。

3-1. お問い合わせおよび当社サービスに関する利用目的

お問い合わせ、ご相談、資料請求および見積依頼等への回答および連絡のため

当社サービスの提案、契約手続、提供、導入支援、保守およびアフターサポートのため

当社との取引に必要な本人確認、連絡、請求、支払その他の事務手続のため

お問い合わせおよび対応内容を記録し、対応品質の維持・改善ならびに対応内容の事後確認を行うため

3-2. 採用活動に関する利用目的

採用応募の受付および応募者の管理のため

書類選考、面接その他の採用選考を実施するため

選考日程、選考結果その他採用に関する連絡を行うため

採用活動の検証および改善に必要な統計資料を、個人を識別できない形式で作成するため

採用決定後の入社手続および雇用管理の準備のため

3-3. BOS バックオフィスDX診断に関する利用目的

DX診断を提供し、診断結果および診断レポートを生成、表示および送信するため

DX診断の利用および診断結果の送信に関するお問い合わせへ対応するため

診断結果の送信状況の確認、障害対応および不正利用の防止のため

3-4. 案内メール等に関する利用目的

利用者からあらかじめ同意を得た場合または法令上認められる場合に限り、当社のサービス、セミナー、事例、DX・業務改善に関する情報その他のお役立ち情報を案内するため

案内メールの配信同意、配信状況および配信停止の申出を管理するため

3-5. ウェブサイトの運営および安全管理に関する利用目的

当社ウェブサイトの利用状況を把握し、利便性および品質を改善するため

当社ウェブサイトおよび関連システムの運用、保守、障害対応およびセキュリティ確保のため

不正アクセス、不正利用ならびに法令、規約その他当社が定める方針に違反する行為を調査し、対応するため

法令上の義務への対応その他上記の利用目的に付随する業務を行うため

当社は、あらかじめ本人の同意を得た場合または法令で認められる場合を除き、上記の利用目的を超えて個人情報を利用しません。

4. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。

法令に基づく場合

人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合

公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合

国または地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意を得ることで当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合

その他法令で認められる場合

5. 業務委託および外部サービスの利用

当社は、ウェブサイトの運営、お問い合わせおよび採用応募の受付、当社サービスの提供、データ保存、メール送信、システム運用その他の業務の全部または一部を外部事業者へ委託することがあります。
当社は、委託先の選定、契約、取扱状況の確認その他必要かつ適切な監督を行うよう努めます。国外に所在する事業者のサービスまたは国外のサーバーを利用する場合、当社は、当該サービスの個人情報保護制度および安全管理措置を確認し、必要な措置を講じるよう努めます。

6. 三部会計グループにおける共同利用

当社は、当社ウェブサイトおよび当社が提供するサービスを通じて取得した個人データを、本人の同意なく三部会計グループ各社と共同利用しません。

7. 保存期間および削除

当社は、取得した情報を利用目的の達成に必要な期間保存し、保存の必要がなくなった情報を、法令および当社の社内規程に従い、順次削除または匿名化します。
主な保存期間は、次のとおりです。

お問い合わせ、相談および対応履歴：最終対応日から5年間

契約および取引に関する情報：契約終了日または最終取引日から7年間（税務関係書類は法定申告期限後7年間、法令によりこれを超える期間が定められている場合は当該期間）

不採用者および採用辞退者の応募情報：選考終了日から1年間

採用者の応募情報：採用後、人事・労務管理に必要な情報を人事記録へ移行し、在籍期間中および退職後の法令または社内規程で定める期間保存します。採用後の管理に必要のない応募情報は、利用目的の達成後に削除します。

診断入力情報、回答および診断結果：診断日から3年間

診断結果メールの送信履歴：送信日から3年間

案内メールの同意・配信停止履歴：最後に案内メールを送信した日または配信停止手続が完了した日のいずれか遅い日から3年間

配信停止者の再送防止情報：配信停止者のメールアドレスまたはこれを照合するための識別情報、配信停止日時および配信停止状態を、案内メールの誤配信防止に必要な期間、通常の履歴の保存期間経過後も必要最小限の範囲で保存します。

アクセスログ：取得日から1年間

法令への対応、紛争への対応、不正利用防止その他正当な理由がある場合、上記期間を超えて必要な情報を保存することがあります。

8. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他のリスクを防止するため、次の安全管理措置を講じます。

個人情報の取扱いに関する基本方針および社内規程の整備

個人データを取り扱う責任者、担当者および取扱範囲の明確化

従業者に対する教育および秘密保持に関する措置

個人データへのアクセス制御、認証、通信の暗号化その他の技術的対策

委託先の選定および必要かつ適切な監督

漏えい等が発生した場合の報告・対応体制の整備

安全管理措置の詳細については、本人からの求めに応じ、法令で認められる範囲で遅滞なく回答します。

9. 開示、訂正、利用停止等の請求

本人は、当社が保有する本人の個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止または第三者提供記録の開示を請求できます。
請求を希望する場合は、第12項のお問い合わせ窓口からご連絡ください。当社は、請求者が本人または正当な代理人であることを確認したうえで、法令に従って対応します。法令により請求へ応じる義務がない場合は、請求に応じないことがあります。

10. 案内メールの配信停止

案内メールの受信を希望した利用者は、配信メールに記載する方法または第12項のお問い合わせ窓口から、いつでも配信停止を申し出ることができます。
診断結果メールその他利用者が依頼したサービスの提供に必要なメールは、案内メールの配信停止後も送信する場合があります。

11. 本ポリシーの変更

当社は、法令の変更、サービス内容の変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトその他適切な方法により案内します。
変更後のポリシーは、本ページに掲載した効力発生日から適用します。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するご質問、苦情、開示等の請求および案内メールの配信停止は、以下の窓口からご連絡ください。