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【業務効率化】今すぐできる!無駄な事務作業の見直し方!:前編

今回の記事は「業務効率化には興味はあるけど何からすればいいのかわからない」という方向けに
普段のオフィス業務を振り返ってみて無駄な作業がないか考えていただくきっかけになればと思い、
執筆させていただきました。

「日頃の事務作業などにうんざりしている」、「少しでも早く仕事を切り上げたい」、
「事務作業のミスを減らしたい」という方は是非ご一読ください。

<無駄な作業とは?>

皆様の日頃のオフィス業務に、下記のような作業はないでしょうか。

  • 単純で専門性のない作業の繰り返し
  • 基本的に一定のルールに従って、同じ操作や入力を行う
  • 作業量の割に効果が薄い(効果を実感できない)

 

もう少し具体的に言うと、

  • 紙の書類から自社システムやExcelに手入力で転記
  • 紙ベースのチェック作業

などの業務です。

私が以前いた業界では、上記のような業務が数多く存在していました。
例をあげると下記の作業があります。
①お客様からFAXで見積依頼書をいただき、Excelフォーマットに手動で入力する作業
②見積書作成時に多種多様な製品の注意事項や金額調整を手入力で行う作業
③注文書(もちろんFAXかつ紙ベース)を元とした自社フォーマットへの手入力
今思えば非効率的な作業が大量にありました。

人が手入力する、目視でチェックすることでミスが発生する可能性が高くなります。
また、それをカバーするためにも時間を費やすことにもなります。
このような「単純作業の繰り返し」や「一定のルールに則った作業」を見直し、極力人の手を加えない作業にすることで
作業時間が大幅に減るばかりではなく、人的なミスも減らすことができます。

 

<どんな作業が効率化できるか>

業務効率化のポテンシャルが高い作業は、下記の2つです。

・単純な作業を手動で繰り返している
・手動で転記やチェックを行っている

人間は機械ではありませんので、どんなに慣れている人が作業をしても必ず見落としやミスが起こります。
今はミスが少なくても、長く続ければ将来的に必ず発生します。
そのような業務をできる限り削減し、自動化するという観点で業務を見つめ直してみましょう。
 
 


後編では具体的な業務例を見ながらお話していきたいと思います。
少しでも業務効率化に興味のある方はぜひ後編もご覧いただけますと幸いです。